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Staff security matrix

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Scott Donnelly
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Each staff record has an application security level assigned during initial setup. Learn what features and actions each of the staff access levels can perform within Synergy using the standard security matrix. The Synergy Enterprise product allows for a custom security matrix to be defined.

Setup required before use Who can use it? Where is it?
n/a

System Administrator

 Settings > Organization > Security matrix

Tip: Learn about the different features in the Synergy product levels using the feature matrix.

In Synergy Enterprise product only the security matrix can be customized Changes to the security matrix are automatically saved, and a reset option is available if you want to go back to using the Synergy default security settings.

 

Security by feature

Email templates

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Admin         Y Y
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y

Availability

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Admin         Y Y
Read Y Y Y Y Y Y
Add Y Y Y Y Y Y
Edit Y Y Y Y Y Y

Multi currency

Feature User Assistant project manager Project manager Director  Assistant administrator System administrator
Read       Y Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y

Contacts

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read Y Y Y Y Y Y
Add Y Y Y Y Y Y
Edit Y Y Y Y Y Y
Delete Y Y Y Y  Y Y

Projects

The security restrictions below are applied in both billable and non-billable projects.

Feature User Assistant project manager Project manager Director  Assistant administrator System administrator
Read Y Y Y Y Y Y
Add   Y Y Y Y Y
Edit   Y Y Y Y Y
Delete     Y Y Y Y
Change project office          Y Y
Phase   Y Y Y Y Y
Forecast     Y Y Y Y
Performance   Y Y Y Y Y
Schedule   Y Y Y Y Y
Stage   Y Y Y Y Y
Task   Y Y Y Y Y
View budget   Y Y Y Y Y
Edit budget   Y Y Y Y Y
Actuals       Y Y Y
Profit     Y Y Y Y
Financial summary   Y Y Y Y Y
WIP   Y Y Y Y Y
Custom status         Y Y
Create project types         Y Y
WIP write-off     Y Y Y Y
WIP transfer   Y Y Y Y Y
Pre-bill     Y Y Y Y

≈ Reports: If you are setup as a staff manager (using the 'reports to' staff field) then more options are available in the missing timesheets, and direct reports. Other users can only view details on their own timesheets, not the timesheets entered by people in their team.

Project contact

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read Y  Y Y Y Y Y
Add Y Y Y Y Y Y
Edit Y Y Y Y Y Y
Delete Y Y  Y Y Y Y
Set primary contact    Y Y Y Y Y
Set invoice contact   Y Y Y Y Y
Set care of contact   Y Y Y Y Y
Set portal access Y Y Y Y Y Y

Invoices

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read   Y Y Y Y Y
Add   Y  Y Y Y Y
Edit   Y  Y Y Y Y
Delete a draft invoice   Y  Y Y Y Y
Delete a canceled invoice       Y  Y Y
Finalise     Y  Y Y Y
Credit     Y Y Y Y

 

Rates

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read       Y   Y
Add       Y   Y
Edit       Y    Y
Delete       Y   Y
Add rate variations       Y    Y
Add inspection rates       Y    
Add project variations   Y Y Y Y Y
Add stage variations   Y Y Y Y Y

Document templates

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Generate  Y Y Y Y Y Y
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Edit layout         Y Y
Delete         Y Y

Project folder templates

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Generate  Y Y Y Y Y Y
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Edit layout         Y Y
Delete         Y Y

Contact folder templates

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Generate  Y Y Y Y Y Y
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Edit layout         Y Y
Delete         Y Y

Staff folder templates

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Generate  Y Y Y Y Y Y
Read  Y Y Y Y Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Edit layout         Y Y
Delete         Y Y

Subscription

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Read           Y

Roles

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Delete         Y Y

 Titles

Feature User Assistant project manager Project manager Director  Assistant administrator System administrator
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Delete         Y Y

Contact status

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read       Y Y Y
Add       Y  Y Y
Edit       Y  Y Y
Delete       Y  Y Y

Cost centres

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read        Y Y Y
Add       Y  Y  Y
Edit       Y  Y  Y
Delete       Y  Y  Y

Disciplines

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Read       Y Y Y
Add       Y  Y Y
Edit       Y  Y Y
Delete       Y  Y Y

Expense types

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read  Y Y Y Y Y Y
Add       Y Y Y
Edit       Y  Y Y
Delete       Y  Y Y

Project types

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Delete         Y Y

Payment terms

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Read  Y Y Y Y Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Delete         Y Y

 Payment types

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read         Y Y
Add         Y Y
Edit         Y Y
Delete         Y Y

Timesheets (office)

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read        Y Y Y
Add        Y Y Y
Edit        Y Y Y
Delete        Y Y Y

Timesheets (project)

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read       Y Y Y
Add       Y  Y Y
Edit       Y  Y Y
Delete       Y  Y Y
Manage timesheet for others           Y

Tax

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read       Y   Y
Add       Y    Y
Edit       Y    Y
Delete       Y    Y

Overtime

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read       Y   Y
Add       Y    Y
Edit       Y    Y
Delete       Y    Y

Contact documents

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read Y Y  Y  Y  Y Y
Add Y Y  Y  Y  Y Y
Edit Y  Y  Y  Y  Y Y
Download Y  Y  Y  Y  Y Y
Lock Y Y Y Y Y Y
Allow check-in/check-out Y Y Y Y Y Y
Send Y Y Y Y Y Y

Project documents

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read Y Y  Y  Y  Y Y
Add Y Y  Y  Y  Y Y
Edit Y  Y  Y  Y  Y Y
Download Y  Y  Y  Y  Y Y
Share Y Y Y Y Y Y
Lock Y Y Y Y Y Y
Add on carousel Y Y Y Y Y Y
Allow check-in/check-out Y Y Y Y Y Y
Regenerate all images Y Y Y Y Y Y
Send Y Y Y Y Y Y

Staff documents

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
View# Y Y  Y  Y  Y Y
Add Y  Y Y  Y  Y Y
Upload new version Y  Y  Y  Y  Y Y
Download Y  Y  Y  Y  Y Y
Lock Y  Y  Y  Y Y Y
Allow check-in/check-out Y  Y  Y  Y Y Y
Send Y  Y  Y  Y Y Y
Send to Bullclip Y Y  Y  Y Y Y

By default, project managers, assistant project managers and users will only see their temporary files folder but will have full access to the features for this folder. 

#If a system administrator changes the staff documents security matrix to restrict access, project managers, assistant project managers, and users will not have access to the page and can not access the temporary files folder where the reports are automatically saved.

Notes

Feature User Assistant project manager Project manager Director access Assistant administrator System administrator
Notes Y Y  Y  Y  Y Y

Custom fields

Feature User Assistant project manager Project manager Director Assistant administrator System administrator
Read staff custom data Y Y  Y  Y  Y Y

 

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